Privacy (AVG)

Privacy verklaring

Op deze pagina geven wij u informatie hoe Administratiekantoor Oppedijk omgaat met uw persoonlijke gegevens, die wij in het kader van onze werkzaamheden gaan ontvangen.

Onze contactgegevens
U kunt ons telefonisch bereiken onder nummer 0515-438810 of 06-55326039. U kunt ons ook mailen op het mailadres p.oppedijk@ako-oppedijk.nl . Uiteraard hebben wij ook een website waar u verdere informatie over ons kantoor kunt vinden. Deze website vindt u via www.ako-oppedijk.nl .

Onze dienstverlening
Ten behoeve van onze particuliere en zakelijke relaties verlenen wij administratieve diensten. Voor particulieren verzorgen wij de aangifte inkomstenbelasting. Voor zakelijke relaties kunnen wij de gehele administratie verzorgen. Hieronder valt het invoeren van kas- en bankboek, in- en verkoopbonnen. Daarbij verzorgen wij maandelijks of per kwartaal de aangifte omzetbelasting. Wij stellen de jaarrekening samen en verzorgen de aangifte inkomstenbelasting.

Wat wij voor u gaan doen
Ook u heeft ons verzocht u te helpen bij het verzorgen van (een onderdeel van) uw administratie en/of het verzorgen van uw aangifte inkomstenbelasting.

Uw persoonsgegevens
Om u goed te van dienst te zijn, gaan wij met u in gesprek. In dit gesprek stellen wij u verschillende vragen. Deze vragen hebben betrekking op uw administratie, uw financiële situatie, zoals inkomen, uitgaven en vermogen, uw wensen en behoeftes voor zover relevant voor het verzorgen van uw administratie.

Wij gaan zorgvuldig met uw gegevens om
Met de gegevens die wij van u ontvangen, gaan wij zorgvuldig om. Wij hebben technische en organisatorische maatregelen genomen om te voorkomen dat onbevoegde derden kennis kunnen nemen van deze gegevens. Ook zijn al onze medewerkers een geheimhoudingsverklaring met ons kantoor aangegaan.

Hoe gebruiken wij de van u ontvangen gegevens?
Wij gebruiken de gegevens die wij van u krijgen om verdere zaken voor u in orde te maken, zoals het verzorgen van uw administratie, het invoeren van kas- en bankboek, inkoop- en verkoopbonnen, de aangifte omzetbelasting te doen, de jaarrekening op te stellen of het doen van de aangifte inkomstenbelasting.

Zowel in het kader van het verzorgen van uw administratie als voor het doen van uw belastingaangiftes, kan het voorkomen dat wij contact moeten zoeken met uw accountant, belastingdienstmedewerkers, uw assurantiekantoren, verzekeraars, uw loonadministrateur en anderen die relevant zijn bij het juist verzorgen van uw administratie.

Wij geven de van u ontvangen persoonsgegevens alleen aan derden door in het kader van de door u aan ons gegeven opdracht om bepaalde werkzaamheden voor u te verrichten. Wij geven alleen de gegevens aan deze derden door voor zover zij deze gegevens ook echt nodig hebben om de door ons gevraagde werkzaamheden voor u uit te voeren.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?
Wij bewaren de gegevens niet langer dan dat wij deze nodig hebben voor de werkzaamheden die wij voor u uitvoeren. Uiterlijk vijf jaar nadat wij niet langer werkzaamheden voor u hoeven uit te voeren, vernietigen wij de persoonsgegevens die wij van u in dit kader hebben ontvangen.

Wat zijn uw rechten?
U bent onze klant. Dus u heeft het recht om te bepalen welke gegevens wij van u wij wel of niet ontvangen. Maar daarnaast heeft u nog andere rechten. Wij vatten deze hieronder samen.
a) U mag ons altijd een overzicht vragen van de persoonsgegevens die wij van u hebben. Dit overzicht verstrekken wij u kosteloos.
b) Indien u meent, dat wij bepaalde gegevens over u onjuist in onze administratie hebben verwerkt, dan kunt u om correctie vragen. Wij stellen dit zeer op prijs, omdat wij uiteraard alleen ons werk goed kunnen doen, wanneer de gegevens waarmee wij voor u werken correct zijn.
c) Indien u niet langer wilt dat wij bepaalde gegevens in onze administratie hebben geregistreerd, dan kunt u ons verzoeken deze gegevens te verwijderen. Uiteraard voldoen wij in dat geval aan uw verzoek.
d) Wij hebben hierboven aangegeven op welke wijze wij de van u ontvangen gegevens gebruiken. Mocht u op enig moment dit gebruik willen beperken, bijvoorbeeld dat wij bepaalde gegevens niet aan een bepaalde organisatie mogen doorgeven, dan kunt u ons dit laten weten. Ook aan dit verzoek zullen wij dan uiteraard voldoen.
e) Indien u dat wenst, kunt u ons vragen uw gegevens door te zenden aan een derde. Bijvoorbeeld uw accountant, advocaat of bank. Na ontvangst van uw verzoek zullen wij zo spoedig mogelijk uw verzoek uitvoeren.
f) Indien wij van derden persoonlijke informatie van u ontvangen, bijvoorbeeld van uw verzekeraar, accountant, bank of andere financieel adviseurs dan informeren wij u over de bron waaruit wij deze informatie hebben ontvangen.

Wat is de situatie indien u ons bepaalde informatie niet geeft of ons beperkt in het gebruik?
Het goed verzorgen van een administratie kunt u vergelijken met het maken van een puzzel. Er zijn vele, afzonderlijke stukjes die bij het begin van onze werkzaamheden allemaal door elkaar liggen. Hebben wij alle stukjes tot onze beschikking, dan slagen wij er bijna altijd in om de puzzel op te lossen en u een compleet beeld te schetsen.

Maar wanneer u ons bepaalde informatie niet wenst te verstrekken of ons beperkingen oplegt in het gebruik hiervan, dan missen wij een of meerdere “stukjes” van de puzzel. Soms is dat niet onoverkomelijk om u toch een bepaald eindplaatje te kunnen schetsen. Wij zullen u er dan wel op wijzen, dat in dit advies bepaalde gaten kunnen zitten omdat wij niet over alle informatie konden beschikken en wat de consequenties hiervan voor u kunnen zijn. Missen wij te veel informatie, dan kunnen wij geen verantwoord werk afleveren en zullen wij u informeren dat wij onze werkzaamheden voor u niet kunnen uitvoeren.

Afgesloten AVG overeenkomsten
Om uw gegevens te beschermen en onze verantwoording te nemen hebben wij AVG verwerkingsovereenkomsten gesloten met partijen (derden) die namens ons en voor u uw gegevens verwerken of beheren. Het betreft:

• Reed Business met hun Nextens Premium voor het klantenbeheer voor de inkomstenbelasting, premie volksverzekering en diverse toeslagen vanaf kalenderjaar 2012 en daarvoor als BAS programma voor hetzelfde.
• KING Business Software voor de administratie/boekhouding vanaf 2005
• Salarisbureau Hofstee & Kruisinga voor de personeels- en salarisadministratie
• Reisswolf voor gegevensvernietiging administraties en documenten
• Hiscox Europe i.v.m. een verzekering voor schade en verantwoordelijkheid voortvloeiend uit de AVG

En tenslotte bovenstaande privacy verklaring naar u als (toekomstig) klant. Deze Privacy tekst zal ook in onze mailadressen en offertes e.d. worden opgenomen.

Heeft u vragen of klachten?
Zoals hierboven aangegeven, proberen wij zo zorgvuldig mogelijk met uw persoonsgegevens om te gaan. Heeft u vragen over de wijze waarop binnen ons kantoor wordt omgegaan met uw persoonsgegevens? Aarzel dan niet en neem hierover contact met ons op. Wij zullen dan ons best doen om deze vragen zo goed mogelijk te beantwoorden.

Indien u klachten heeft over de wijze waarop ons kantoor met uw persoonsgeven is omgegaan, dan spreken wij de wens uit dat u hierover contact opneemt met de directie van ons kantoor. Wij beloven u dat deze klacht onze aandacht krijgt.

Mocht u toch van mening blijven, dat wij niet zorgvuldig genoeg met uw persoonsgegevens zijn omgegaan, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens: www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.